जोखिम प्रबंधन सॉफ्टवेयर

अनुबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर

अनुबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर कंप्यूटर प्रोग्राम, पुस्तकालय और डेटा की श्रेणी है जिसका उपयोग अनुबंध प्रबंधन , अनुबंध जीवनचक्र प्रबंधन और परियोजनाओं पर ठेकेदार प्रबंधन का समर्थन करने के लिए किया जाता है । इसका उपयोग परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ किया जा सकता है ।

ठेकेदारों से जुड़ी अधिकांश परिष्कृत परियोजनाएं अब कागजी अनुबंधों के मैनुअल प्रबंधन पर निर्भर होने के बजाय अनुबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करती हैं। यह लागत प्रभाव के साथ कई गतिविधियों पर नज़र रखने के लिए एक आवश्यक उपकरण बन गया है, और प्रशासन को स्वचालित करने, अनुपालन सुनिश्चित करने, जोखिम की निगरानी, ​​​​रिपोर्ट चलाने और जोखिम प्रबंधन सॉफ्टवेयर अलर्ट ट्रिगर करने के लिए विशेष रूप से सहायक हो सकता है। [१] इस प्रकार की सुविधाओं के अलावा, अनुबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर सिस्टम कर्मचारियों को एक ही स्थान पर दुनिया भर के सभी अनुबंधों को जल्दी से एक्सेस करने के लिए एक केंद्रीकृत भंडार प्रदान करता है। कई स्थानों पर अनुबंधों को संग्रहीत करने से अनुबंध प्रक्रिया में देरी और बाधा उत्पन्न हो सकती है।

अनुबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर कई कंपनियों द्वारा निर्मित किया जाता है, जो कई पैमानों पर काम करता है और कस्टमाइज़ेबिलिटी की अलग-अलग डिग्री प्रदान करता है। बुनियादी कार्यों में अनुबंध दस्तावेजों को संग्रहीत करने, अनुबंध दस्तावेजों में परिवर्तनों को ट्रैक करने, किसी विशेष मानदंड के लिए खोज दस्तावेज़, मुख्य तिथि अलर्ट भेजने और अनुबंध के आवश्यक पहलुओं की रिपोर्ट करने की क्षमता शामिल होनी चाहिए। [२] अन्य कार्यों में एक नया अनुबंध अनुरोध प्रबंधित करना, संबंधित डेटा कैप्चर करना, एक समीक्षा और अनुमोदन प्रक्रिया के माध्यम से एक दस्तावेज़ का पालन करना और डिजिटल हस्ताक्षर एकत्र करना शामिल है । [1]

अनुबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रबंधन और विश्लेषण खर्च करने में भी सहायक हो सकता है, और KPI की निगरानी भी कर सकता है । अग्रणी अनुबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर अनुबंध जीवनचक्र प्रक्रिया को स्वचालित और सुव्यवस्थित करने के लिए अनुबंध दृश्यता, निगरानी और अनुपालन प्रदान करता है।

एक केंद्रीकृत भंडार एक महत्वपूर्ण लाभ प्रदान करता है जिससे सभी अनुबंध दस्तावेजों को एक ही स्थान पर संग्रहीत किया जा सकता है। कई स्थानों पर अनुबंधों को संग्रहीत करने से अनुबंध प्रक्रिया में देरी और बाधा उत्पन्न हो सकती है। [३]

पूंजीगत व्यय (कैपेक्स) परियोजनाओं जैसे बहुत बड़े उद्यमों में कई पक्ष और उच्च जोखिम और जोखिम प्रबंधन सॉफ्टवेयर अनिश्चितता शामिल होती है। वे पारंपरिक परिचालन अनुबंधों के विपरीत हैं क्योंकि वे अद्वितीय स्थितियों में साझा समय सीमा के अधीन हैं। जैसे-जैसे इन अनूठी परियोजनाओं की जटिलता बढ़ती है, पार्टियों के बीच संबंध और अधिक महत्वपूर्ण होते जाते हैं। इसके लिए अधिक गतिशील और उत्तरदायी बनने के लिए अनुबंध प्रबंधन सॉफ़्टवेयर, या अनुबंध जोखिम प्रबंधन सॉफ़्टवेयर (CRMS) की आवश्यकता होती है।

इन कैपेक्स अनुबंधों की शर्तों में प्रक्रिया की शुरुआत में अनिवार्य रूप से धारणाएं शामिल हैं, और परियोजना जीवनचक्र के जीवनकाल में बदलने की संभावना है । इस कारण से, सीआरएमएस अनुबंध की शर्तों में सहमत परिवर्तनों के एक एकल उदाहरण को रिकॉर्ड करने और इन परिवर्तनों को एक ऑडिटेबल और कानूनी रूप से मजबूत तरीके से शामिल करने में सक्षम होना जोखिम प्रबंधन सॉफ्टवेयर चाहिए। कई निर्णय निर्माताओं के शामिल होने के साथ, सीआरएमएस को जवाबदेही को और अधिक पारदर्शी बनाना चाहिए और विविधता प्रस्तावों के बारे में तेजी से निर्णय लेने में सक्षम बनाना चाहिए।

अनुबंध प्रबंधन के संबंध में GDPR को अतिरिक्त प्रयास की आवश्यकता है। प्रत्येक डेटा जिम्मेदार इकाई विभिन्न विक्रेताओं के साथ डेटा प्रोसेसिंग समझौतों (डीपीए) पर हस्ताक्षर करने के लिए बाध्य है, जो जिम्मेदार डेटा की ओर से व्यक्तिगत डेटा का इलाज करते हैं। डीपीए को नियमित रूप से नियंत्रित, समायोजित और नवीनीकृत करने की आवश्यकता होती है, जो ऐसे विक्रेताओं के लिए एक अतिरिक्त समझौता या प्रत्येक समझौते में कम से कम एक अतिरिक्त डीपीए परिशिष्ट जोड़ता है।

केस स्टडी: कैसे एक जोखिम प्रबंधन फर्म ने सुरक्षा ऑडिट के लिए लोकेशन ऑडिट सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल किया

ग्राहक को ग्राहक की जरूरतों के आधार पर कई विशिष्ट रूपों को बनाने और अपडेट करने, वास्तविक समय में गैर-अनुपालन सुरक्षा मुद्दों को रिकॉर्ड करने, समाधान ट्रैक करने और ग्राहकों के लिए सुरक्षा रुझानों की आसानी से पहचान करने के लिए लचीलेपन की आवश्यकता होती है।

पेपर-आधारित और एक्सेल विधियां बहुत धीमी साबित हो रही थीं और महत्वपूर्ण सुरक्षा मुद्दों पर सुविधाजनक अनुवर्ती कार्रवाई की अनुमति नहीं दे रही थीं। कागज पर एकत्र किए गए डेटा का उपयोग करके सुरक्षा रुझानों पर नज़र रखने और रिपोर्ट करने का प्रयास श्रमसाध्य और समय लेने वाला था। ग्राहक लेखा परीक्षा परिणाम प्राप्त करने जोखिम प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लिए बहुत लंबा इंतजार कर रहे थे।

व्यापार और कार्यात्मक आवश्यकताएं

जोखिम प्रबंधन फर्म अपने स्वयं के क्षेत्र सुरक्षा लेखा परीक्षकों का उपयोग करके एक क्षेत्र-तैयार समाधान को तैनात करने में रुचि रखती थी। डेटा सुरक्षा एक चिंता का विषय था। ग्राहक, फील्ड ऑडिटर और क्लाइंट सभी को डेटा एक्सेस करने की आवश्यकता होती है। उसी समय, गोपनीयता के लिए क्लाइंट डेटा को चुप रहना चाहिए। क्लाइंट को अपने स्वयं के डेटा के लिए रिपोर्ट देखने, बातचीत करने और चलाने में सक्षम होना चाहिए और केवल उनका डेटा।

Bindy टीम ने ग्राहक के साथ परामर्श किया और पुष्टि की कि ग्राहक निम्न कार्य कर सकता है:

• अपने साइट स्थानों, लेखा परीक्षकों और ग्राहकों को अपलोड और प्रबंधित करें। चलते-फिरते सुरक्षा लेखा परीक्षकों के लिए स्थान स्वचालित रूप से भू-कोडित हो जाते हैं
• एक व्यावसायिक दिन के भीतर अपने ग्राहकों और क्षेत्रीय लेखा परीक्षकों का एक पूर्ण राष्ट्रीय पदानुक्रम बनाएं और डेटा गोपनीयता सुनिश्चित करने के लिए ग्राहक की दृश्यता को विशिष्ट स्थानों तक सीमित रखें।
जोखिम प्रबंधन सॉफ्टवेयर
• संबद्ध क्षेत्र लेखा परीक्षकों को उनके सुरक्षा विशेषज्ञता के क्षेत्र के आधार पर विशिष्ट रूपों के साथ विशिष्ट स्थानों के लिए
• जैसे-जैसे कार्य पूरा होने की ओर बढ़ता है, प्रपत्रों को प्रत्येक ग्राहक की आवश्यकताओं के अनुसार बनाया, अद्यतन और समायोजित किया जा सकता है

समाधान निष्पादन

विभिन्न परियोजना पूर्णता स्तरों पर एक साथ चल रहे 250 निर्माण स्थलों पर फील्ड लेखा परीक्षकों को तैनात किया गया है। साइट डेटा ब्रोकरेज, फर्म और ग्राहकों के लिए तुरंत उपलब्ध है। सुरक्षा ऑडिटर सुरक्षा नीतियों के अनुपालन/गैर-अनुपालन, आवश्यक साइट की जानकारी पोस्ट करने, प्रमाणपत्र डेटिंग और आवश्यक सुरक्षा उपकरणों की उपस्थिति को सत्यापित करने के लिए सत्यापन फोटो संलग्न करते हैं।

साइट पर्यवेक्षकों को लक्षित समाधान तिथियों के साथ उल्लंघन सौंपे जाते हैं। बिंदी रिपोर्ट का उपयोग करके उल्लंघन समाधान को वास्तविक समय में ट्रैक किया जाता है। साइट ऑडिटर कार्य प्रगति और रुकावटों (मौसम, स्टाफिंग) के कारणों को बेहतर ढंग से समझने के लिए दस्तावेज़ करते हैं कि साइट प्रबंधन प्रगति को कैसे प्रभावित कर रहा था।

सुरक्षा लेखा परीक्षकों ने ऑडिट प्रक्रिया को तेज और समाधान सहज पाया। वे बिंदी की आउट-ऑफ-द-बॉक्स रिपोर्ट का उपयोग करके आसानी से सुरक्षा रुझानों की पहचान कर सकते हैं। ग्राहकों के लिए सूचना टर्न अराउंड में नाटकीय रूप से सुधार किया गया है।

सारांश: एक्सेल या पेपर-आधारित ऑडिट बनाम बिंदी

स्वचालन और श्रम बचत के संयोजन का मतलब है कि एक संगठन बिंदी का उपयोग करके किए गए प्रत्येक फील्ड ऑडिट के लिए 145 मिनट बचाता है।

सुरक्षा लेखा परीक्षकों को लगता है कि ऑडिट प्रक्रिया तेज और जोखिम प्रबंधन सॉफ्टवेयर समाधान सहज है। वे बिंदी की आउट-ऑफ-द-बॉक्स रिपोर्ट का उपयोग करके आसानी से सुरक्षा रुझानों की पहचान कर सकते हैं।

ग्राहकों को अधिक गहराई से जानकारी प्रदान की जाती है और ऑडिट की सुव्यवस्थित प्रकृति परिणामों को सुपाच्य बनाती है जिसके परिणामस्वरूप बेहतर संचार होता है। ग्राहकों को अब लेखापरीक्षक के कार्यालय में लौटने, परिणाम दर्ज करने और सूचना ईमेल करने के जोखिम प्रबंधन सॉफ्टवेयर लिए प्रतीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, Bindy स्वचालित रूप से परिणामों को तुरंत देखने के लिए एक लिंक के साथ ऑडिट पूरा होने पर ग्राहकों को ईमेल करता है।

अन्य स्वास्थ्य और सुरक्षा संसाधन

को देखें स्वास्थ्य और सुरक्षा श्रेणी स्वास्थ्य और सुरक्षा के लिए चेकलिस्ट, कैसे-करें और सर्वोत्तम प्रथाओं के लिए।

सॉफ्टवेयर विकसित करने में जोखिम प्रबंधन पर वेबिनार

सेंट जेवियर्स कॉलेज के कंप्यूटर विज्ञान विभाग की ओर से मंगलवार को- सॉफ्टवेयर विकसित करने में जोखिम प्रबंधन, विषय पर राष्ट्रीय वेबिनार का आयोजन किया गया। इसकी अध्यक्षता प्राचार्य डॉ फादर इमानुएल बारला.

सेंट जेवियर्स कॉलेज के कंप्यूटर विज्ञान विभाग की ओर से मंगलवार को सॉफ्टवेयर विकसित करने में जोखिम प्रबंधन विषय पर राष्ट्रीय वेबिनार का आयोजन किया गया। इसकी अध्यक्षता प्राचार्य डॉ फादर जोखिम प्रबंधन सॉफ्टवेयर इमानुएल बारला ने की। इसमें बतौर मुख्य वक्ता ट्रांसकॉन सर्विसेज एंड टेक्नोलॉजीज, मुंबई के संस्थापक और सीईओ जतिन कुमार मोहा मौजूद थे।

जतिन कुमार मुहाने सॉफ्टवेयर विकसित करने के दौरान विभिन्न चुनौतियों और जोखिम से कैसे निपटें इस पर विस्तार से चर्चा की। साथ ही, उन्होंने युवाओं को मौलिक विचारों के साथ काम करने के लिए प्रेरित किया। वेबिनार के अध्यक्ष डॉ स्वरत चौधरी और आयोजन सचिव कमलदीप ने भी अपने विचार साझा किए। प्रतिभागियों ने विशेषज्ञों से सॉफ्टवेयर विकसित करने से संबंधित कई सवाल भी पूछे, जिनके जवाब उनको दिए गए। इस वेबिनार में प्रतिभागी गूगल मीट और फेसबुक के माध्यम से जुड़े। प्रो सूर्यनारायण, प्रो सुप्रिया, प्रो राकेश, प्रो गुरप्रीत समेत अन्य शिक्षकों बड़ी संख्या में प्रतिभागियों ने इसमें हिस्सा लिया।

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आईएसओ एक्सएनयूएमएक्स सॉफ्टवेयर प्रोसेस इवैल्यूएशन सिस्टम स्टैंडर्ड स्कोप

एक अन्य पहलू में, सिस्टम के दायरे को निम्नानुसार वर्णित किया जा सकता है:

सॉफ्टवेयर खरीद
सॉफ्टवेयर विकास
ऑपरेशन की प्रक्रिया
रखरखाव और समर्थन प्रक्रियाओं

स्पाइस या आईएसओ एक्सएनयूएमएक्स सॉफ्टवेयर प्रोसेस इवैल्यूएशन सिस्टम, जिसे योजना, प्रबंधन, प्राप्ति, पर्यवेक्षण और सुधार के लिए एक उपकरण के रूप में भी परिभाषित किया गया है, में एक तैयार सॉफ्टवेयर खरीदने से लेकर उसे रखरखाव के काम के लिए संगठन में विकसित करने तक कई प्रक्रियाएं शामिल हैं।

इन प्रक्रिया क्षेत्रों को पाँच समूहों में समूहित करना संभव है:
संग्रह, संगठन की जरूरतों की पहचान, सॉफ्टवेयर का अधिग्रहण, खरीद
संगठन के भीतर सॉफ्टवेयर का कार्यान्वयन और रखरखाव
सॉफ्टवेयर प्रलेखन, सिस्टम पहचान, गुणवत्ता आश्वासन, सत्यापन, सत्यापन, समीक्षा, निरीक्षण और समस्या निवारण प्रणाली
संगठन के भीतर परियोजना प्रबंधन, गुणवत्ता प्रबंधन, जोखिम प्रबंधन और समान प्रणालियों की स्थापना
कॉर्पोरेट संरचना, प्रक्रिया में सुधार, मानव संसाधन, जोखिम प्रबंधन सॉफ्टवेयर कंप्यूटर अवसंरचना, माप और पुन: उपयोग प्रक्रियाओं का अनुपालन
संक्षेप में, आईएसओ एक्सएनयूएमएक्स सॉफ्टवेयर प्रोसेस एसेसमेंट सिस्टम के दो आयाम हैं। पहला आयाम प्रक्रिया आयाम है, दूसरा आयाम प्रक्रियाओं का क्षमता आयाम है।

प्रक्रिया क्षमता इस बात का सूचक है कि कोई सॉफ़्टवेयर प्रक्रिया मौजूदा या प्रत्याशित व्यावसायिक उद्देश्यों को पूरा करती है, और प्रक्रिया क्षमता को छह आयामों में मापा जाता है:
0: गुम या अधूरा स्तर
1: स्तर बनाया
2: प्रबंधित स्तर
3: संस्थागत स्तर
4: अनुमानित, मापा स्तर
5: लगातार सुधार स्तर